بناءً على الاتفاقات التي تم التوقيع عليها في العاصمة الإندونيسية جاكرتا في أكتوبر 2016، وخاصة الاتفاق على عقد مؤتمر علمي بالتنسيق والتعاون المشترك بين مركز حضرموت للدراسات التاريخية والتوثيق والنشر والمعهد الإندونيسي للعلوم (ليبي) ومركز منارة بجاكرتا وبناءً على تكليف أ.د. خالد يسلم بلخشر مدير إدارة العلاقات العامة والترجمة بالمركز منسقاً لهذا الموضوع فقد تم سفره إلى العاصمة الإندونيسية جاكرتا في المدة من 4-25 إبريل لإجراء التحضيرات الأولية للمؤتمر العلمي الذي يزمع إقامته هناك تحت عنوان (فعالية دور الحضارمة في إندونيسيا) حيث التقى د. خالد بلخشر بعدد من الأساتذة من جامعات إندونيسية مختلفة وبالباحث في مجال الانثروبولوجيا أريو دانوسيري من جامعة هارفارد وهو أحد المهتمين بدراسة الحضارمة في إندونيسيا وخلال اللقاء وزع د. بلخشر على الأساتذة نسخاً من أعداد مجلة حضرموت الثقافية وبعض إصدارات المركز.
وفي يوم الاثنين 10 إبريل 2017م انعقد القاء التشاوري المشترك بين مركز حضرموت للدراسات التاريخية والتوثيق والنشر ومعهد ليبي الإندونيسي لترتيب الإجراءات الخاصة بالمؤتمر العلمي الدولي (فعالية دور الحضارمة في إندونيسيا) المزمع انعقاده في جاكرتا في المدة من 22-23 نوفمبر من هذا العام، وقد حضر هذا اللقاء بالإضافة إلى أ.د. خالد يسلم بلخشر مدير العلاقات العامة والترجمة بمركز حضرموت الأستاذ الدكتور محمد هشام (باحث) و د. سونارتي مدير مركز الدراسات الاجتماعية والثقافية بمعهد ليبي و د. أحمد نجيب برهاني منسق المؤتمر من معهد ليبي و د. عدلين سيلا(ممثلا لوزير الشؤون الدينية) ود.نسالجونوهيودي (باحث) و د. إنداق ترمدي (باحث) ود. كاهيو بامنقوكاس (باحث) و د. محمد عزام منان (باحث) و د. وهيود اكمالياس (باحث) والفريق الإداري المصاحب للأساتذة ، حيث تم في الاجتماع الاتفاق على توجيه دعوات لمؤلفين وباحثين عالميين للمشاركة في المؤتمر منهم د. مارتن سلاما ( النمسا)، ومايكل فنر ( سنغافورة)، وإسماعيل العطاس (أميركا)، ومارتن فينبورسون (هولندا)، وحيدر بامعلم ( جاكرتا)، وكلارين سميث، وفرود ياكبسون، وأوركي فريتاك، وفريد العطاس.
وتخلل الاجتماع عدد من المداخلات والنقاشات التي تصب في مصلحة العمل المشترك بين مركز حضرموت وليبي ووزارة الثقافة الإندونيسية ومركز منارة، من أجل المضي بخطوات حثيثة ومدروسة لاستكمال الأمور كافة الخاصة بعقد المؤتمر.
وفي يوم الخميس 13 إبريل تم عقد الاجتماع الثاني لفريق معهد ليبي مع أ.د. خالد يسلم بلخشر في الساعة التاسعة صباحاً حيث تم إقرار البروشور الذي تضمن المواعيد الخاصة بالمشاركات البحثية، وأهداف المؤتمر، ومحاور المؤتمر، واللجنة التوجيهية ، كما تم تداول التفاصيل الخاصة بالمؤتمر من توزيع المحاور ورئاسة الجلسات، والمتحدثين في الجلسات ، وحجز الفندق والقاعة والجانب اللوجيستي للمؤتمر على أن تكون هناك كلمات لشخصيات اعتبارية كوزير الشؤون الدينية، ومحافظ جاكرتا، والبروفسور علوي شهاب ، وقد شددت السيدة تري نوك بوجستوتي نائب رئيس معهد ليبي على ضرورة التعاون المستمر بين مركز حضرموت ومعهد ليبي، كما أبدت استعداد معهد ليبي في التعاون الكامل مع الفعاليات المشتركة كافة في قادم الأيام.
هذا وقد غادر د. بلخشر جاكرتا يوم الجمعة 21إبريل 2017م ووصل إلى سيؤون بسلامة الله عصر يوم الاثنين 24إبريل 2017م ومنها إلى المكلا . الجدير بالذكر أن د. خالد بلخشر رئيس إدارة العلاقات العامة والترجمة قابل في أثناء إقامته في القاهرة في طريقه إلى جاكرتا المشرف العام على المركز الشيخ محمد سالم بن علي جابر وناقش معه عدداً من الموضوعات منها المؤتمر الدولي والتحضير له، نشاط المركز، والمجلة وطباعتها، وافتتاح المكتب الإعلامي في القاهرة وإسهاماته المستقبلية في خدمة المركز في جوانب تقويم أفلام المسابقة السنوية، وأفلام الرصد التاريخي للمركز، وفي جانب التصاميم والجرافيك.